Définition des portefeuilles projets

La définition des portefeuilles est en cours. Comme je l'ai dit précédemment, je commence tout d'abord par exprimer le résultat que j'attends. J'en déduis les besoins et ensuite je formalise cette partie. Pour illustrer mon propos, voici un état du portefeuille, permettant notamment de constater et donc d'arbitrer le coût / risque / gain fonctionnel des projets dans un portefeuille, en fonction de leur état :

Cet état fait partie de la projection que j'ai précédemment défini par "RSI / Risques". Le prochain article devrait décrire l'ensemble de la définition des portefeuilles, ainsi que les états proposés.

Définition des prototypes

Pour poursuivre la partie analyse du projet, je vais tout d'abord commencer par "dessiner" le rendu que je souhaite obtenir. J'ai donc fait une veille rapide sur les outils utilisables pour cette tâche, et particulièrement le monde du "Wireframing", qui englobe la définition d'IHM et la création de maquettes Web.

J'ai trouvé de très bons outils, appâtant le chaland avec du "Free account", "No register" et autres "xx days trial", pour m'apercevoir qu'il n'existe que peu de produits vraiment gratuits et utilisables dans le contexte que je souhaites. Et oui, je brise un mythe, je sais, mais je ne produit pas suffisamment de maquette pour me lancer dans l'achat d'un logiciel. D'ailleurs à ce propos, majorité des logiciels que j'ai trouvé sont en ligne. Ceci offre de nombreux avantages, comme le multi-plateforme, ou la sauvegarde sur le cloud, ainsi que le travail collaboratif.

Pour terminer, j'avais le choix entre des produits de grands éditeurs (et payants), des librairies gratuites de cliparts pour des logiciels pas toujours fait pour ça, et un petit logiciel sous ... Firefox.

 

Pencil Project

Ce logiciel gratuit s'appelle Pencil. Il peut s'utiliser comme plugin de Firefox ou comme application indépendante (plus instable, curieusement). Comme ce logiciel rempli correctement sa fonction et il n'y a pas pléthore de choix, j'éviterai donc d'en faire une critique féroce. Il manque, selon moi, encore quelques petits efforts pour le rendre plus "user friendly", mais il est fonctionnel.

Voila, donc prochain article, les premiers diagrammes.

Etude de besoin

L'utilisateur trouvera dans l'outil un ensemble de tableaux de bord, classés par thématiques, donnant une vision graphique de la situation globale sur le sujet sélectionné :

Vision "tête haute" des états proposés

Chaque reporting s'appuie sur différentes informations issues des référentiels dont nous avons déjà parlé. J'ai déjà fait une première ébauche de ces informations (par exemple le "? Liste des projets" sur les portefeuilles), mais je ne les dévoile pas encore.

Rien de mystérieux la dessous, il m'apparait évident que ces informations doivent atteindre un certain niveau de maturité et de congruence pour que l'ensemble puisse fonctionner. Il faut donc que je fasse rapidement un choix stratégique :

• J'élabore une première version de mon logiciel, uniquement sur la base du schéma plus haut en intégrant le résultat d'autres logiciels. La plus-value n'est pas élevée, mais cela permet de lancer le produit avec un cycle de développement plus court, quitte à développer des fonctionnalités supplémentaires par la suite, pour remplacer les outils en amont. Le risque est de devoir faire des choix techniques incompatibles ou difficiles à concilier.
• J'élargis le cercle de ma réflexion d'un cran, prenant au passage la définition de nouvelles fonctionnalités à destination de métiers supplémentaires (chef de projets, managers, gestionnaire des ressources, ...). Le risque est de se lancer sur un sujet plus vaste que le temps que je peux y consacrer.

Aller, je ne vous laisse pas mijoter plus longtemps. J'ai décidé d'étudier l'ensemble des possibilités (point 2), mais je ne réaliserai dans un premier temps que le contenu du point 1. Il faudra que je "bouchonne" les parties en attente, mais cela permettra de développer par module pour chaque métier.


Pour l'intégration des données externes, merci à Olivier pour son conseil. Un "Entreprise Service Bus" (ESB) semble en effet le plus simple. J'entrevois la sélection d'un framework, il faudra que l'ESB soit compatible, voire intégré.

Concepts et notions de base

Maintenant que nous avons éclairci la fonction, revenons au coeur du sujet, le logiciel. Sa finalité sera de restituer le reporting. Pour en arriver là, il va falloir gérer quelques référentiels, pour mieux interpréter les informations :

• Les ressources, internes ou externes dans leurs différentes formes contractuelles,
• Le budget et ses enveloppes, sous-enveloppes,
• Les projets, regroupés en portefeuilles, avec leurs contraintes et leurs risques,
• et d'autres, moins majeurs.

Avant de traiter l'intersection de ces données, il va falloir les faire entrer dans la base. Ces éléments existent certainement un peu partout dans l'entreprise et il va falloir les récupérer. Je crois qu'un plugin des plus importants pour ce logiciel sera certainement l'importation Excel. Ah ! J'en vois qui ont sourit.


Pour revenir à ma démarche, je vais procéder par itération en m'aidant d'une carte heuristique. Je vais commencer par décrire de manière exhaustive la finalité du logiciel. Ce qui devrait me donner une première vision des éléments nécessaires pour y arriver. Puis, je vais décrire ces éléments, etc ..., jusqu'à obtenir l'exhaustivité nécessaire pour l'étape suivante.

Je souhaite garder un oeil naïf sur le sujet. Etant mon propre client, je ne voudrais pas faire de raccourcis et passer à côté de choses importantes.

Définition du métier de PMO

Bon, détendons nous, je ne vais pas vous faire un cours magistral sur le PMO et le sens de sa vie. Je vais juste donner quelques éléments de compréhension à ceux qui ne connaissent pas, et j'espère que les autres me pardonneront les simplifications que je ferais au passage. Si cela vous intéresse, je ferais un article plus détaillé par la suite.

Alors, pour commencer, sous l'appellation "PMO" se cache en fait 2 fonctions un peu différente :

 - Le PMO projet, rattaché à un chef de projets ou un directeur de projets, est en charge de la consolidation des planning, des budgets et des alertes. Sa mission est de réaliser le reporting à partir des informations de terrain. Il doit donner de la visibilité sur le projet (écoulement de charges, consommés du budget, suivi des jalons, des risques, ...).

 - Le PMO structure est rattaché à une entité (service, département, secteur, ...), sous l'autorité de son manager. Il est responsable du suivi du fonctionnement. Dans les faits, il collecte les mêmes types d'informations que son homologue, mais sur un périmètre différent. S'il s'attache à un ou plusieurs portefeuilles de projets, il limite son champ d'investigation aux informations liées à la structure.

Évidement, les 2 types de postes peuvent coexister dans une même société, ils sont même complémentaires. On notera toutefois que le second type de PMO peut être investi d'une fonction de législateur de certains référentiels (notamment celui des projets), afin que son travail de consolidation des informations puisse être uniforme et standardisé. C'est d'autant plus vrai que son rattachement est élevé dans l'organigramme.

Et c'est pour cette seconde fonction que je destine mon fameux logiciel. Dont je vous parlerais des concepts dans un prochain article.

Une petite présentation s'impose

C'est vrai ça. Vous n'allez pas devenir un lecteur assidu si l'on ne se connaît pas. Il faut que je fasse un minimum d'effort.

Bon, je vais passer sur les banalités telles que mon âge, ma taille, etc ... pour passer directement aux éléments qui ont motivé ce projet.

Je suis consultant depuis prêt de 10 ans en informatique et organisation. Depuis quelques années, je me suis particulièrement spécialisé dans le Project Management Office. J'en ferais une description plus précise dans un prochain article. Toutefois, pour clarifier mon propos, je parlerais ici de PMO dit "Structure", plutôt attaché à l'organisation qu'à un projet en particulier.

Mon expérience m'a permit de constater qu'il existe de réelles difficultés à traiter la mise en place des référentiels gérés par le PMO de manière séparée.

Pour tout dire, cela fait déjà plusieurs mois que cette idée me trotte dans la tête. Entre le rangement du garage et du bureau, le quotidien déjà chargé et la compta de l'année dernière, je vais tenter de prendre un peu de temps pour ce vaste sujet. Vos commentaires sont les bienvenus, maintenant et plus tard.

Démarrage

On est jamais trés à l'aise au démarrage d'un blog. En tout cas, c'est souvent ce que l'on entend dire. Aujourd'hui, je peux le confirmer.

Les objectifs de ce blog sont assez simple. J'ai l'intention de développer un logiciel de PMO. Boum, voila, c'est dit. A travers ce blog, je compte exposer les différentes étapes de cette aventure, qui pour l'instant démarre seul. L'exposé du concept, la conception, le choix des outils, etc ... je ferais régulièrement de petites publications sur le contenu et l'avancement des travaux, jusqu'à la fin, ou au moins tant que j'aurais la disponibilité pour le faire. Ah oui, c'est vrai que je ne me suis pas encore présenté. Je le ferais dans le prochain article. Ainsi, ami lecteur, vous découvrirez pourquoi je me lance maintenant ... suspense.

Le projet est lancé.